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Mit HELIX zum digitalen Büro.

Spielend leicht deine Personalakten papierlos managen! Mit unserem nutzerfreundlichen System kannst du Dateien kategorisieren, verschlagworten und die Gültigkeit pflegen – alles an einem Ort.

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hero image Markus - Kundenproblemlöser
eAkte und Digitalisierung

Personalakte neu gedacht: Cloud-Power für dein HR.

Steige um auf die effiziente Verwaltung und Gestaltung deiner Personalarbeit mit unserer cloudbasierten digitalen Personalakte. Schaffe mit unserer Lösung eine zukunftsweisende Grundlage für dein HR-Management, das standortunabhängig und flexibel bleibt. Dank intuitiver Bedienung und optionaler Mehrsprachigkeit passt sich unser System nahtlos an deine Bedürfnisse an. Egal mit welchem Personalsystem du arbeitest, unsere intelligente eAkte integriert sich perfekt und unterstützt dich dabei, dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Starte jetzt und baue auf eine moderne Personalverwaltung.

Die vielseitigen Funktionen unserer eAkte

Deine Personaldaten sind bei uns sicher! Wir schützen sie mit mehrfach verstärkten Datenschutzmaßnahmen und verwenden eine topmoderne Verschlüsselung für die Datenübertragung. Außerdem kannst du leicht bestimmen, wer was einsehen darf. Einfach neue Nutzer hinzufügen und ihnen spezielle Zugriffsrechte für bestimmte Zeiträume oder Akten geben. Mit praktischen Werkzeugen wie Registern und Tags ordnest du alles klar und kannst die Zugriffsrechte sinnvoll verwalten.

Flexible Dokumentenablage.

Vielfältige Methoden zur Ablage von Dokumenten lassen keine Wünsche offen – direkter Upload, drag & drop, Import oder unser digitaler Posteingang.“. Unabhängig vom Ausgangsformat (z. B. .docx, .tif, .png oder .pdf) werden die Dokumente immer in ein einheitliches gängiges Format umgewandelt.

Präzise Zugriffskontrolle und Protokollierung.

Mit unserer eAkte legst du detailliert fest, wer auf welche Akte Zugriff bekommt, welche Dokumente du in der Akte sehen darfst und welche Funktionen du durchführen kannst – z. B. ablegen, drucken oder löschen. Und natürlich werden sämtliche Zugriffe protokolliert und können stets nachvollzogen werden.

Effiziente Wiedervorlagen und automatische Erinnerungen.

Wiedervorlagen, schnelle Notizen oder vorgemerkte Löschungen – sind mit unserer Akte problemlos möglich. Und beim Erreichen eines Wiedervorlage-Datums wird die zuständige Person automatisch per E-Mail erinnert.

Temporäre Zugriffe.

Ein Mitarbeiter möchte Einsicht in seine Akte nehmen? Ein Vorgesetzter benötigt einen temporären Zugriff auf einen Mitarbeiter oder der Steuerprüfer will einzelne Akten einsehen? Mit wenigen Klicks schaltest du temporäre User frei und jeder sieht wirklich nur die Daten, die er auch sehen darf.

Nahtlose Integartion deines HR-Systems.

Wir benötigen für den Betrieb unserer eAkte nur die Stammdaten aus deinem HR-System. Diese lesen wir laufend ein, sodass die Akte stets aktuell ist und du deine Personaldaten nach wie vor nur an einem Ort pflegen musst. Für Systeme wie SAP, Success Factors oder fidelis.Personal bieten wir tiefe Integrationen für einen direkten Aufruf der Akte. Aber auch LOGA, DATEV und andere Anbieter sind für uns kein Fremdwort.

Festlegen von Löschkriterien und Fristen.

Lege je Dokumentenart fest, ob Dokumente nach einem gewissen Zeitraum gelöscht werden sollen. Dabei definierst du verschiedene Kriterien und Fristen für die Löschung. Berechtigte User können Dokumente individuell löschen oder ein Löschdatum vormerken.

Flexible Strukturierung deiner eAkte.

Die Struktur deiner eAkte legst du fest. Dabei sind Anzahl und Benennung der Register und Dokumentenarten frei definierbar. Natürlich beraten wir dich gerne bei der optimalen Gestaltung dieser Strukturen.

Intelligente Suchfunktionen.

Finde Dokumente schnell und einfach mit unseren leistungsstarken Suchfunktionen. Durchsuche die Aktenstruktur oder nutze die Volltextsuche innerhalb einzelner Akten oder über mehrere Akten hinweg. Passe deine Suchkriterien individuell an und finde genau das, was du brauchst.

Schnelle Vorschau durch Dokumenten-Thumbnails.

Erhalte eine schnelle Übersicht über deine Akte mit unseren Thumbnail-Vorschauen für jedes Dokument. Ein Klick genügt, um das gewünschte Dokument in voller Größe zu öffnen und durchzublättern.

Digitaler Posteingang: Smartes Scannen schnell und einfach

Vereinfache deine Digitalisierung von Papierdokumenten. Du kannst deine Dokumente gesammelt in einem Stapel scannen und die Sortierung sowie Zuordnung bequem am Bildschirm vornehmen – ganz ohne QR-Codes, Aufkleber oder das Aufteilen in einzelne Dateien vor dem Scannen. Die Bearbeitung kann dabei von verschiedenen Teams übernommen und auf Wunsch auch durch ein Vier-Augen-Prinzip zusätzlich gesichert werden.

Papierlos in die Zukunft

Du hast Aktenschränke voll mit Papier-Dokumenten und willst diese in unsere eAkte integrieren?
Wir bieten dir einen vollumfänglichen Scan- und Digitalisierungsservice. Dabei legen wir größten Wert auf professionellen Umgang mit deinen Personalunterlagen.

Auf Wunsch kümmern wir uns um die datenschutzkonforme Entsorgung deiner Papierdokumente oder übernehmen auch gerne weiterhin die Digitalisierung deiner laufenden Ablage.

Schau dir an, wie unser vollumfänglicher Scan- und Digitalisierungsservice deiner Papierdokumente funktioniert:
Beratung und Planung Wir führen ein Organisationsgespräch zur Festlegung der Dokumentenarten, stimmen das Verfahren für dringend benötigte Akten während der Digitalisierung ab und unterstützen bei der Erarbeitung einer Musterakte, welche als Grundlage für die Belegzuordnung dient.
Abholung der Dokumente Du organisierst und beauftragst ein Transportunternehmen oder uns direkt. Schick uns eine Excel-Datei mit Personalnummer, Nachname und Vorname deiner Mitarbeitenden. Wir überprüfen damit, ob alle Akten vollständig bei uns angekommen sind und geben dir unverzüglich eine Empfangsbestätigung.
Vorbereitung und Sortierung Wir entnehmen die Belege aus der Akte und bereiten sie für die Digitalisierung vor, entklammern, entheften, kleben vorhandene „Post-It’s“ auf unbeschriebene Stellen oder leere Seiten, etc.
Hochauflösende Digitalisierung Wir scannen die Dokumente (Vor-/Rückseite), löschen Leerseiten, justieren Bilder, kontrollieren die Qualität.
Qualitätskontrolle und Indexierung Wir ordnen die Dokumentenart zu und liefern Daten genau für das Zielsystem. So landen deine Dokumente bereits in der Struktur deiner digitalen Personalakte.
Rückgabe, Lagerung oder Entsorgung Nach der Digitalisierung werden die Papierbelege fixiert in der Akte abgelegt, die Akten drei Monate gelagert und anschließend auf Wunsch vernichtet, zurückgeschickt oder kommen in unser Papierarchiv.

Wir sind für dich da!

Willst du mehr über unsere HR-Lösungen erfahren und wie sie deine alltäglichen Herausforderungen lösen können?

In einer persönlichen Demo zeigen dir unsere Expert:innen, wie du deine Prozesse mit HELIX weiter optimieren kannst und beantworten all deine Fragen.

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